En SEPMAD.es utilizamos ¡G Suite! para que todo funcione sin contratiempos y para mejorar la productividad de nuestro equipo. Un producto sin el cual no podríamos vivir, No tenemos miedo de decir que actualmente es, por mucho, la mejor solución de correo electrónico en el mercado para su negocio. Sin mencionar las otras características con las que viene, como almacenamiento de Google Drive y herramientas como Google Docs y Google Sheets.
Hoy nos adentraremos en los incomparables beneficios de G Suite, sobre por qué lo usamos y se lo recomendamos a todos nuestros clientes, y cómo se compara con otras soluciones similares en el mercado.
¿Qué Es G Suite?
G Suite es la suite de aplicaciones inteligentes de Google. Anteriormente se le conocía como Google Apps, hasta que fue renombrada a finales de 2016. Principalmente recomendamos G Suite a los clientes que necesitan alojamiento de email para sus negocios. Sin embargo, G Suite es mucho más que sólo email. También incluye una variedad de aplicaciones y características que pueden ser bastante útiles. De hecho, probablemente ya esté usando o esté familiarizado con algunas de ellas
G Suite tiene tres planes diferentes que puede usar (de los cuales hablaremos más a detalle un poco más adelante). Nosotros usamos el plan G Suite Business para nuestros, aquí en SEPMAD.es. Este comienza desde sólo $12/usuario/mes. Para muchos de ustedes, el plan básico es probablemente todo lo que podrían llegar a necesitar. Esto es lo que incluye:
Google Gmail
Gmail es el cliente de email más popular, con un increíble 25% de la cuota del mercado, basado en tasas abiertas. Esto no es una sorpresa, ya que Gmail ha estado presente desde 2004 y ahora cuenta con más de 1,200 millones de usuarios. Una de las mejores cosas de G Suite es que básicamente usted obtiene una versión mejorada y sin publicidad del cliente de email online que probablemente ya está usando.
G Suite, esencialmente, le permite a sus empleados tener sus propias cuentas de Gmail con direcciones de email, que usen el nombre de dominio de su empresa (ejemplo: ejemplo@tunombredeempresa.com). Una empresa muy pequeña con uno o dos usuarios podría arreglárselas con cuentas gratuitas de Gmail y algunas reglas de alias+reenvío. Pero una vez que empieza a contratar dos o tres empleados extras, notará que necesita cuentas que puedan administrarse por separado.
Dominio personalizado de Gmail
Google Calendar
Ninguno de nosotros, aquí en SEPMAD.es, podría vivir sin Google Calendar. Muchos de nosotros confiamos en él para programar llamadas a clientes y fijar fechas de entrega y recordatorios para proyectos importantes. Google Calendar puede ayudarle a mantener organizada su agenda.
Una de las mejores cosas de usar Google Calendar en G Suite es la capacidad de crear múltiples calendarios que son accesibles a todos los miembros de su empresa (o incluso a un subconjunto de usuarios). Por ejemplo, es posible que quiera un calendario grupal para los eventos como vacaciones del equipo y reuniones regulares. El tener a todos sus empleados conectados a la misma organización hace que tareas como estas sean incluso más fáciles en comparación con la versión gratuita.
Google Drive
Google Drive le permite almacenar, acceder y compartir sus archivos en un lugar seguro. Una vez en Google Drive tiene fácil acceso a ellos desde cualquier dispositivo. El plan Básico de G Suite viene con 30GB de almacenamiento para cada empleado. Las ediciones de G Suite Business, Enterprise y Teams ofrecen almacenamiento ilimitado para que siempre tenga suficiente espacio para sus archivos. Nota: si su equipo tiene menos de 5 usuarios, sólo recibe 1TB/usuario.
Si no ha usado Google Drive antes, ¡una de las mejores cosas que tiene es su increíble funcionalidad de búsqueda! Aunque probablemente no le sorprenda demasiado ya que Google también tiene el motor de búsqueda más grande del mundo. ¿Sabía que puede hacer búsquedas según el contenido de un documento (independientemente del nombre del archivo)? Bastante útil. Esto significa que puede encontrar fácilmente lo que está buscando, sin importar que tan desorganizado sea. La versión de pago de Google Drive le da el doble de almacenamiento que la versión gratuita y Gmail, soporta 24/7, controles de uso compartido e informes avanzados.
Google Docs y Google Sheets
Google Docs y Google Sheets prácticamente se explican a sí mismos y de nuevo, son herramientas que usamos todos los días. Estos le permiten crear y editar documentos de texto y hojas de cálculo directamente en su navegador. Puede importar sus documentos para hacer que sean editables al instante, incluyendo Microsoft Word, Excel y archivos PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods). A partir de febrero de 2018 puede incluso colaborar y comentar en los archivos de Microsoft Office sin tener que convertirlos automáticamente al formato de Google.
También puede exportar a formatos comunes de terceros. Esto facilita la colaboración con otras personas o empresas y el enviar y recibir archivos, sin tener que instalar o comprar software adicional.
Nota: Los documentos y hojas de cálculo de Google creados directamente en G Suite no cuentan incluyen en su límite de almacenamiento. ?
Estas son sólo algunas de las tareas más comunes en las que usamos Google Docs y Google Sheets:
- Recibir retroalimentación y comentarios de los miembros de equipo sobre nuevo contenido del sitio web.
- Trabajar con blogueros invitados sobre el contenido para nuestro blog.
- Enviar contenido a otros cuando escriben en sitios de terceros. Nunca hemos tenido a nadie, en los últimos años, solicitando un documento de Word, todos siempre piden un documento de Google. ¿Por qué? Porque es súper simple y fácil de usar.
- Procesar datos de hojas de cálculo de exportaciones.
- Ejecutar cifras financieras rápidas.
- Hacer seguimiento de los presupuestos PPC (Pago Por Clic) y las variaciones de las copias de publicidad online.
- Analizar los cambios CTR (porcentaje de clics) en lo que respecta a SERPs (página de resultados del buscador).
- Escribir contenido para patrocinios pagados (WordCamps).
Una de las mejores características de Google Docs y Spreadsheets son sus comentarios en tiempo real y versiones ilimitadas. Las versiones anteriores se mantienen indefinidamente y no cuentan en su almacenamiento. Esto hace que sea muy fácil hacer un seguimiento de los cambios hechos a un documento o deshacer un error. El compartir documentos con sus compañeros de trabajo u otras personas también es increíblemente fácil.
Google Keep
Google Keep parece ser uno de esos secretos bien guardados que nadie conoce. Si está buscando una alternativa básica para Evernote, ¡Google Keep es genial! Esta pequeña herramienta es excelente, independientemente de si está usando G Suite o no. Al ser un producto de Google, funciona sin problemas dentro del ecosistema de Google.
Puede ser una manera fácil de mantener en un lugar conveniente esas preguntas frecuentes que recibe de sus clientes. Crea listas de cosas por hacer, notas y programa recordatorios para mantenerle al día. Todo se sincroniza a través de tus dispositivos, por lo que todo lo importante siempre está a su alcance. Comparta todo fácilmente con su equipo y archívelo cuando termine. Y, de nuevo, Google Search funciona sin problemas con esta herramienta.
G Suite Admin Console
La consola de administrador de G Suite les permite a los propietarios de empresas administrar fácilmente todo desde un solo lugar. Recibió una actualización mayor recientemente y es mucho mejor de lo que era anteriormente con Google Apps.
Haga de todo, desde agregar nuevos usuarios y grupos, gestionar dispositivos, configurar los ajustes de seguridad (como la autenticación de 2 factores), agregar nuevos dominios personalizados para su empresa que puedan usarse con Gmail.
Consola de administrador de G Suite
La mayoría, si no todas, de las características de G Suite deben habilitarse por el administrador para poder ser utilizadas. Algunas de estas también sólo están disponibles en planes superiores. Si una característica no está habilitada y un usuario trata de acceder a ella, aparecerá un mensaje de “no disponible”.
Características Adicionales
Estas son algunas características adicionales que no usamos muy a menudo en Kinsta, pero que le podrían parecer interesantes:
- Google Hangouts Chat: (lanzado en febrero de 2018) es básicamente la nueva herramienta competitiva de Google. Es un espacio de trabajo grupal dedicado con chat 1:1 y chat grupal. Puede hacer que las conversaciones sean más eficientes al interactuar directamente con los profundamente integrados bots de Google y aplicaciones de terceros. Hangouts Chat se incluye gratis en todos los planes de G Suite.
- Google Hangouts Meet: Hace que las llamadas y conferencias de video sean muy fáciles. Meet está completamente integrado con G Suite, por lo que puede unirse a reuniones directamente desde un evento del Calendario o una invitación de email. Si está usando la versión Enterprise de G Suite también puede aprovechar el marcado telefónico para cuando las personas viajan o cuando se encuentran sin acceso a internet.
- Google Forms: La mayoría de ustedes probablemente ya hayan llenado antes un formulario de Google. Si bien nosotros preferimos usar otras aplicaciones para esto, en particular los formularios personalizados en nuestro sitio de WordPress, Google Forms puede ser una forma increíblemente rápida y fácil de recopilar información.
- Google Slides: ¿Quiere una alternativa decente para Microsoft PowerPoint? Google Slides es justamente eso. Al igual que con sus otros productos, puede sacar provecho de la colaboración y comentarios en tiempo real, así como un historial de versiones ilimitado.
- Google Sites: No recomendamos usar Google Sites ya que WordPress es mucho mejor para esto.
- Gestión de Dispositivos Móviles: Si se preocupa que el dispositivo de un empleado sea robado, no se preocupe. Para eso es la gestión de dispositivos móviles. Habilítelo fácilmente si es el administrador, y elimine de forma remota los datos de G Suite del dispositivo, si fuera necesario.
Características Adicionales para Usuarios de G Suite Business y Enterprise
También es importante tomar en cuenta las características adicionales en los planes Business y Enterprise de G Suite. Para las empresas grandes que dependen mucho del correo electrónico, estos pueden ayudar a aliviar algunas de sus preocupaciones.
- Cloud Search: ¿Quiere llevar a nuevas alturas las capacidades de búsqueda de G Suite? La función de búsqueda en la nube le permite realizar búsquedas a través del contenido en G Suite de su compañía. Desde Gmail y Drive hasta Google Docs, Sheets, Slides, Calendar, y mucho más.
- Vault: Nunca puede tener demasiadas copias de seguridad. Vault le permite administrar, retener, buscar y exportar emails, contenidos de archivos de Google Drive y los chats guardados de su organización. Básicamente puede archivar todos tus datos y establecer políticas de retención.
